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                基于國家電網省公司集中招標電子化

                瀏覽量:5965  發布時間:2018/4/17 10:54:00

                 

                編者按:電子化單軌制是招標采購的必然發展趨勢。本文基于國家電網省公司招標采購現狀,針對集中采購各個環節,制定電子化單軌制具體落地實施的相關舉措,提出資格業績條件結構化、資格預審結合資質業績核實、構建信息數據庫應用等具體實現方法,編制工作流程、文件模板,形成省公司集中招標電子化單軌制綜合解決方案。同時,本文有效地解決了資質業績核實結果在評標中落實應用、遠程異地評標文件傳輸、閱標記錄和授標等操作環節中面臨的問題,為進一步推進全供應鏈信息化閉環應用創造了條件。

                一、引言

                    電子化招投標作為電子商務的一種交易形式,極大地提升了招標采購的價值,是一種必然的發展趨勢。根據美國科爾尼公司對西方已實行電子化采購的企業調查顯示,電子化采購平均能有效削減采購成本10%以上,采購交易程序成本削減90%,訂貨周期減少75%。應用電子化招投標替代原始文件,可實現無紙化,大幅度減少紙質投標文件體量,節約招標過程中產生的大量紙張和裝訂費用,真正做到綠色、低碳、環保。同時,電子化招投標通過合理設計系統表單結構,采購流程文件內容格式標準、數據準確、針對性強,可有效地避免人工操作偏差,提高招投標管理工作效率。總體來說,電子化招投標在削減采購程序成本、實現節能環保及提升投標管理工作效率等方面具有積極的意義。

                    以往由于缺少相關法律依據支撐,招標人只能采取紙質、電子文件并存的“雙軌制”實施方式。2013年5月1日起施行的《電子招標投標辦法》首次明確“數據電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效力”,使得招投標活動不再依賴紙質文件載體。相對于“雙軌制”方式,“電子化單軌制”即指全部依托電子招投標系統開展招投標活動,在實施過程中不再需要提供紙質文件,從而使招投標信息的唯一性和可靠性得到保證。

                    目前,經過多年的探索,國網總部集中采購已實現電子化單軌制運行。而省公司集中采購由于受招標物資種類多、品種分散、標準化程度較低等條件限制,尚未實現電子化單軌制運行。因此,本文從省公司招標采購的物資分類屬性和不同類型物資的采購特點出發,研究技術規范標準化、招投標文件模塊化、招評標策略等一系列采購管理模板及策略的格式化、程序化、標準化、固化及量化,并從全供應鏈管理的視角,提出采購管理與前端和后端相關環節線上聯動的綜合解決方案,為實現電子化單軌制運行提供必要條件。

                    采購管理是一個極為復雜的系統工程,電子化采購的順利開展和績效的體現,依賴于整個企業管理的規范以及競爭行為的規范,脫離了這些最基本的管理規范及標準化體系,電子化單軌制不僅不能發揮應有的作用,而且還會加劇采購管理的難度和風險。本文以通用制度規定的標準集中招標采購流程工作規范為基礎,針對各環節就電子化單軌制落地實施提出建議,包括組織模式、開展方式、工作流程和文檔模板等,為電子化單軌制運行提供可靠的解決方案。

                二、招標準備

                1.選擇適合電子化單軌制物資品類

                    從物資特性上來說,技術規范標準化程度高、資質業績核實標準已編制完成的物資品類更適合實施電子化單軌制。對于供應商數量多、投標競爭活躍的品類,比較適合開展資質業績核實和資格預審。

                    目前,國網省公司協議庫存招標物資存在相對穩定的需求,各省公司基本形成了標準化程度較高的技術規范或導則;部分物資的資質業績核實標準也已制定。其中部分物資技術較簡單,適宜采取電子化單軌制;部分物資投標競爭活躍,適合開展資質業績核實和資格預審。此類物資采購可以因地制宜靈活設置相應的策略和工作流程,較適合省公司開展電子化單軌制招標試點。

                    而對于省公司批次招標的物資,其采購規模內容、需求配置存在較大差異,技術規范和采購策略標準化程度較低。此類物資采購電子化單軌制工作應在標準化程度相應提高之后開展。

                    因此,結合省公司目前的情況,筆者建議開展電子化單軌制的物資品類以協議庫存物資為主,包括配網協議庫存設備和線路材料、低壓配電柜、計量箱(柜)、普通光纜等。

                2.資質業績核實標準化編制

                    通過資質業績核實工作,將供應商各類資質業績證明文件中的相關信息進行整合,形成結構化、數據化的信息庫,是實現電子化系統應用的堅實基礎。因此,必須將資質業績核實標準采用結構化表單形式進行編制,將企業資質信息、生產制造能力、銷售運行業績等內容展開為細項指標,設定每一項指標的數據格式,形成信息系統可識別的結構化表單,以便開展應用。同時,針對各項指標所對應的核實方式、需比對的證明文件進行梳理。

                    表1中僅列舉了部分指標,完整的資質業績核實標準除了必須涵蓋招標資格業績條件項(關鍵性)指標,還應涵蓋招標評審細則中資格業績相關的評審項指標。

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                3.招標資質業績條件結構化編制

                   采購規則事項與資質核實標準對接,是實現核實成果應用的基本條件。在核實標準結構化編制的基礎上,選取關鍵項指標,設置相應的數值要求,形成招標資質業績條件。

                   表2中的項目即為表1中突出標識的項目,核實范圍有效涵蓋招標資格業績要求。

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                三、資質核實及資格預審

                1.組織形式

                   采用資格預審結合供應商資質業績核實,是落實開展單軌制招投標的最佳組織模式。通過資格預審確保投標階段供應商群體質量,同時也為后續電子化單軌制招投標創造條件。

                    為此,首先要明確資格預審與資質業績核實工作各自的定位。資質業績核實目的在于“核”,即確認供應商填報信息的真實性;資格預審目的在于“審”,即根據招標資格業績要求審查產生合格供應商名單。從銜接順序上看,是先“核”后“審”的關系。

                2.開展方式

                    核實工作的成果在于收集形成直觀反映供應商資質業績信息的結構化數據庫。在核實標準結構化編制的前提下,核實環節只需與支撐材料、實際情況進行比對,確認表單中數值正確。核實不需對所收集信息是否滿足某批次招標要求進行判斷。這樣,對核實標準理解不同而產生的執行尺度不一的問題就得到了解決。

                    將資質核實與資格預審結合開展,可以讓供應商以提交資格預審文件的方式,填報核實信息詳細表單;核實小組對表單內容進行核對,確認供應商填報信息的真實性后納入信息數據庫;資格預審小組根據招標資格業績要求,從信息數據庫中調閱核實信息進行比對,符合招標要求的進入合格供應商名單。

                    對于配網設備材料等,可以采取“分散核實、集中預審”的方式,即供應商核實工作屬地化,核實信息集中共享,再根據具體招標批次要求,進行統一預審。

                3.資格預審文件編制

                    資格預審文件主要包括資格預審公告、申請人須知、資格審查辦法、資格預審申請文件格式等章節,主要告知潛在投標人如何獲取及參加資格預審,需提供的資料清單等信息。資格預審文件中規定,申請文件應包括資質業績核實信息表單及支撐性文件。

                    核實信息表單采取結構化固化設計,對欄目、數據格式等進行鎖定,申請人僅能在“廠家填寫”一列填寫符合要求的數據,不可以改變表格其他信息內容或隨意增減行項目。

                4.資質業績離線填報工具優化

                    供應商根據資格預審文件要求,填寫結構化的資質業績核實清單,并提供相應支撐材料。對于資格業績核實信息表單,供應商需如實填寫,不得修改數據格式。供應商應保證證明材料的真實性,招標人有權進行核實,一旦發現虛假投標將按規定嚴肅處理。

                   可結合資格業績核實信息表單要求,對離線投標工具進行優化設計,進一步滿足電子化資格預審的需求。

                5.支撐性材料的電子文檔(PDF)

                    支撐性文件可以要求供應商制作成優化的PDF電子文檔,精簡文件大小,編制索引,規范文件命名和順序,以便查閱和歸檔。

                6. 資質核實及資格預審工作流程

                    成立資質業績核實工作組和資格預審委員會,按照先“核”后“審”的順序開展工作。資格預審可按需分為技術組、商務組。

                    首先開展核實工作。核實工作組不負責判斷供應商是否滿足本次資格預審要求,只對供應商填報的資質業績信息表單數據進行核實,若發現與實際情況不符,以實際情況為準進行修正。最終將核實數據匯總至數據庫,使庫中數據的真實性、可靠性得到保障。

                    在核實完成的基礎上,資格預審商務組和技術組按照資格預審文件規定的審查辦法和標準,對經核實的資質業績信息進行審查,判斷申請人的資質業績是否滿足資格預審文件規定的資格條件。按照預審文件規定,采取合格制或有限數量制,審查產生合格投標人名單,按規定報送招投標領導小組進行審批。

                7.形成資格業績核實數據庫

                    在資格預審環節,將供應商提供的結構化資質業績核實清單導入系統,通過核實后,在系統中保存。每一個信息將是一個獨立的數據源,所有數據源組成資格業績核實數據庫。系統將會按照資格預審、詳評的要求,調用各種數據,形成便于比較的表單,如提取注冊資本金一覽數據,橫向比較所有投標人,或者抽取型式試驗報告中的關鍵參數,比較廠家的技術優劣,也為閱標記錄的編制提供極大的方便。

                四、電子化單軌制招投標

                1、向合格投標人發放招標文件

                    對于采用資格預審方式的,應在招標文件中明確“××分標僅接受資格預審合格的供應商參與投標”。在ECP中,通過“購買標書”環節進行管控,僅向通過資格預審的供應商開放下載招標文件權限,對未通過的供應商不予開放。

                2.招投標文件的精簡和結構化

                   在資格預審后,投標文件將不再包含資格證明文件,這將大大縮小投標文件的容量。投標文件的組成主要包括:

                   ①開標文件(含投標函及投標函附錄、貨物清單行報價、投標保證金);

                   ②商務文件(授權書、行賄犯罪檔案查詢告知函、商務偏差表、剩余生產能力表);

                   ③技術文件(貨物技術特性逐條逐項應答文件、技術偏差表、供貨范圍應答)。

                   資質業績、生產能力、試驗報告、認證證書、財務報告等反映公司實力和水平的材料均在資格業績核實數據庫中反映。

                   投標人在ECP中僅需要按照結構化投標文件要求制作電子版投標文件,利用離線投標文件制作工具上傳,無須制作紙質投標文件。

                五、遠程異地評標

                1.資格業績部分自動生成閱標記錄

                    閱標記錄是專家對投標文件關鍵信息的匯總成果,為投標文件的比對和評分提供了依據。目前閱標記錄是由專家通過查閱投標文件后手工填寫,效率較低,且缺乏唯一性和可靠性。單軌制的實施要充分利用核實結果,選擇閱標記錄數據源庫中需要的字段,通過計算機的自動匹配,讀取招標項目需要的相關信息。包括公司實力、主要參數響應等,橫向比較閱標記錄,數據源可作為評審項的數據,可由系統抓取生成閱標記錄(見表3)。

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                2.專家對投標文件評審

                   目前評標項目時間緊任務重,評標專家要花費大量時間精力尋找比對支撐證明文件相關信息,且難以判斷其真實性。運用資格預審階段核實組的工作成果,評標專家可發揮其專業優勢,對投標文件的評審側重于其針對招標要求的響應,例如技術參數、元器件配置、技術方案、交貨期等。對未進行實質性響應的投標,仍可進行否決。針對響應性部分,由專家編制閱標記錄,與前述系統自動生成的資格業績閱標記錄合并應用,作為評審打分的依據。

                3.系統自動授標

                   運用授標工具實現自動授標,生成推薦的中標候選人名單和相關報表、評標報告、匯報材料等。

                六、歸檔

                    目前,電子商務平臺暫不具備資格預審功能,資格預審工作在線外開展。預審階段的主要資料應參照招標采購要求,按照通用制度規定進行歸檔。

                七、電子化單軌制擴展應用

                    要構建高效、精益化運轉的電子化單軌制招標采購體系,必須從供應鏈角度出發,考慮全流程綜合解決方案。目前,供應鏈各環節工作的協同較有限,缺乏聯動管理機制。電子化單軌制未來的擴展運用將以物資標準化成果為基礎,依托信息化手段,建立各類信息數據庫,并且通過結構化信息將系統自動量化比對貫穿運用到供應鏈前后端,真正實現全流程閉環管理。

                1.標準化采購策略庫在招標準備階段應用

                    采購策略庫是以提高招標方案編制效率、減少人為干預招標機會、降低決策失誤風險、支撐電子化單軌制為目標而建立的結構化數據庫,它以物資分類為基礎搭建行目錄,涵蓋主數據庫中所有分類,分“大類”-“中類”-“小類”-“物資種類”四級顆粒度。列項目包括“資格業績要求”、“評分權重”、“價格分計算方法及相關系數”、“合同模板”、“評標專家專業分類”等部分。策略庫中基礎數據原則上執行總部統一下發的招標采購實施指導標準及相關規定(見表4)。

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                    采購策略庫應建立物料主數據庫與采購物資種類的對應關系,實現物料編碼與物資種類的“多對一”映射關系。將經審核的采購需求計劃導入后,系統會按物料編碼對應的物資種類在標準采購策略庫中進行查找,匹配招標資格業績要求、評審權重、價格分計算公式、評標專家專業、選用合同模板等采購規則事項信息,初步形成采購工作方案。

                在此基礎上,可對表中信息進行結構化編制后導入信息系統,形成標準采購策略庫。

                2.不良履約行為處理信息庫與評標對接

                    供應商履約情況管理是物資采購閉環管理的一個重要環節,是對前期招標具有反饋和指導意義的一個步驟。供應商的履約情況,應及時反饋至招評標環節,執行對不良履約的供應商的處理決定,才能對供應商進行約束,避免供應商“重招標,輕履約”。

                    不良履約處理信息目前以表格(見表5)形式,按月定期更新。評標時需要靠評標專家對表格和投標人進行核對,遇到有問題的供應商,再按照處理意見提出評標建議。

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                    對供應商不良履約行為處理進行結構化編制,明確對應的物資分類、處理起始時間、結束時間等數據信息,形成不良履約處理信息庫。評標時按照物料編碼和供應商代碼,自動查找匹配適用的處理信息,推送至評標環節,實現閉環應用。

                    同時,對于設置了處理次數的,可以在評標中標記處理動作,由系統記錄,逐次遞減,實時反饋,直至全部處理完畢。

                    物資類別可按大類、中類、小類等不同維度設置。對于進入黑名單的供應商,可設為所有品類。

                3.供應商網內業績庫的統計應用

                    在資質業績核實和資質審查階段,供應商的業績審核(查)是一項艱巨的任務,不僅要判斷供應商提供的證明材料的真實性,還要核對是否滿足招標文件的要求,因此,建立供應商業績庫,將供應商在國網系統內的業績通過合同管理平臺、ECP平臺導入庫中,可以直接在資格預審或評標環節使用,既減輕了核實供應商業績真實性的壓力,又提高了業績審核的準確度和效率。

                    供應商業績庫以合同管理平臺、ECP平臺的數據為基礎,將每次中標簽約后的合同及關鍵參數在庫中自動更新。目前ECP平臺中供應商的業績信息更新較慢,供應商沒有更新的積極性,相關信息也不完全,可以輔助資格審查但卻不能作為準確的評標依據。供應商業績庫將通過“合同勾選”-“傳至業績庫”這樣的簡單操作,將供應商在系統內的業績信息同步至評標環節,可以匯總本項目每個投標人的業績總數,便于橫向比較,直觀而又有說服力,既提高了效率,也大大保證了準確度,也便于閱標記錄的編制。

                4.電子化遠程開標

                    可利用系統功能進行遠程直播開標,供應商登錄ECP平臺在線觀看開標過程,下載開標記錄。設計在線交互功能,開標過程中供應商異議等事項可以實時進行記錄。

                 

                  作者:吳毅清、楊真真,國網上海市電力公司

                 

                 

                  來源:《招標采購管理》

                 

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